在較早的年代，國際空運公司會有專門的工作人員負責訂艙，主要是書面紙張，隨著網絡信息化的發展，目前的空運訂艙人員大多是網上訂艙，空運訂艙要求提供被空運貨物的詳細資料，包括體積、毛重、數量和外包裝種類(主要包括：紙箱、鐵箱、卡板和木箱)。

除以上資料外，還需注明貨物名稱(包括中文和英文)，如空運大件，須注明長、寬、高(單位：厘米)，然后確定航班班旗和艙位，如有特殊要求，空運訂艙人員須與航空公司協商，最后由航空公司決定是否能滿足其特殊要求。

在收到空運運單和空運訂艙單之后，貨主必須仔細檢查，貨物進入倉庫前必須檢查訂艙單(AIRBOOKING)的信息。操作人員必須先和客戶核對好發貨人、收貨人，以及航空公司、英文貨名等方面的信息。

操作人員根據航班情況和貨物備妥情況安排貨物入倉時間，并做好報關資料的銜接工作。提醒客戶應確保貨物的外包裝符合事先登記的要求，并保持外包裝的完整性，避免航空公司拒載、報關資料是否有準備完備及是否有隨機文件。報關單和隨機文件應隨貨送至機場或先快運后機場報關部。

貨物入倉手續辦理前的準備工作

貨物到倉機場貨站機時，入倉人員要做好入倉時的“托運單”，安全證書，空運標簽，貨物到倉后，檢查貨物是否完好，即可在貨物外包裝上貼標簽，量度尺寸，過磅。并且記錄下來保存。

航空運輸提單

由國際空運航空公司代理人根據貨物進入監管倉后提供的機場過磅單，按照過磅單上的重量尺寸制作出空運正本運單。運單正本中的一聯作為報關單證之一隨其他報關資料一并提交海關申報。

報關單交單后，報關部對客人提供的完整的報關單進行整理，打單，發送給海關審單中心，審核通過后，向海關提交一套正本的書面報關資料，如果單證沒有問題，一般在兩個小時內可以放行，如果單證有問題，立即聯系客戶，配合提供相關資料文件。要不就延誤貨物轉運了。

貨物在海關放行后，運單和相關單據(隨機文件等)交到裝載部門指定的柜臺。通常稱為交單。

清算追蹤

交給財務結算，通知開具發票或DEBITNOTE。

告知客戶服務部跟蹤航班情況，如使用海外代理需要做資料給海外代理幫跟進。

追蹤運輸費用回收。

跟蹤辦理報關退稅事宜。

特殊說明：客人提供的裝箱單、發票等資料應完整、準確，核銷單數據應及時發送給出口海關，買單報關時提交資料。對進口貨物，請說明其用途、組成物質、中文名稱及其他細節。